Considérant que les documents à destination des clients sont représentatifs de l’image de marque de l’entreprise et qu’une absence de politique d’impression augmente continuellement les coûts d’impressions, c’est pour cela que SMG propose à ses clients tout un éventail de solutions d’ « Output Management » pour leurs permettre d’être plus compétitifs et de maîtriser encore mieux leurs coûts d’impressions.
L’approche de SMG est d’aider ses clients à identifier les points de progrès dans leurs processus d’impression. SMG se charge ensuite de les optimiser en proposant des solutions d’ « Output Management » innovantes et évolutives dans les domaines des fonds de pages électroniques, des impressions lettres chèques, des codes à barres, de la dématérialisation des fax, de la comptabilisation des éditions, de la sécurisation des impressions, de l’identification des utilisateurs sur les multifonctions/copieurs et de la mise en place d’une politique d’impression.
Notre équipe de consultant intervient sur toute la France pour la réalisation des audits d’impressions et l’intégration de nos solutions.

1. Politique d’impression

   Les utilisateurs ont de plus en plus de matériels d’impressions performant à leurs dispositions. L’usage des matériels d’impressions couleur se démocratise dans les entreprises et malgré l’intégration en standard dans les matériels de fonctions permettant de réduire les coûts comme l’usage du recto-verso, de nombreux utilisateurs continuent d’imprimer tous leurs documents en couleurs et en recto, comme par exemple les emails ou les pages web.
   Etant donné que dans toutes sociétés il existe des règles, mais qu’il est parfois difficile de les faire appliquer facilement surtout dans le domaine de l’impression. C’est pour cela que SMG propose des solutions adaptées aux besoins des entreprises pour mettre en place progressivement une politique d’impression.

   • Analyse des volumes

     Connaître les volumes par machine, par service, par utilisateur ainsi que les types d’impressions et les types de documents permettra de faire un bilan de la situation. Grâce à une analyse régulière et la génération automatique de rapports pertinents, il sera plus facile de communiquer aux utilisateurs les bonnes pratiques d’impressions et de redéployer ou de changer les matériels en fonction de leurs besoins.

   • Sensibilisation des utilisateurs

     Les utilisateurs connaissent plus souvent le coût d’une impression à la maison qu’ils jugent généralement exorbitante, mais ils n’ont malheureusement plus de notion de coût dans l’entreprise d’où les comportements à risque. L’expérience de SMG dans ce domaine permet aux entreprise de sensibiliser facilement les utilisateurs aux implications écologique de leurs impressions (consommation d’eau, de bois et d’électricité) ou plus simplement de les informer sur le coût de leur impression avant chaque impression afin qu’ils choisissent le mode ou le matériel le plus économique.

   • Transformation d’un centre de coût en centre de profit

     Les services généraux et le service informatique sont généralement des centres de coûts, puisque il n’est jamais facile de refacturer en interne les coûts directs et indirects des matériels d’impressions, surtout lorsqu’ils sont mutualisés entre plusieurs services. Grâce aux solutions SMG, il est désormais possible de connaître les coûts d’impressions par service et par utilisateur, afin de les refacturer au plus juste les services en fonctions de leurs usages.
     SMG propose également aux entreprises des outils permettant de refacturer aux clients les coûts d’impressions liés à un projet, un dossier, une étude, …

   • Mise en place de règles

     SMG aide ses clients à paramétrer aux mieux les matériels d’impressions en mettant par exemple les pilotes d’impressions des utilisateurs par défaut en recto-verso et en monochrome. Mais si les comportements à risque des utilisateurs ne sont toujours pas supprimés, SMG propose des solutions adaptées aux différents besoins des entreprises :

     • Quotas d’impression par utilisateur,
     • Routage automatique sur le matériel le plus économique,
     • Transformation automatique du flux en fonction du type de document,
     • Suppression des impressions non adaptées aux matériels,
     • Validation des impressions volumineuses par un responsable,
     • Transfert des gros volumes vers un centre de reprographie.




2. Sécurisation des multifonctions et copieurs

   De nombreuses entreprises sont sensibilisées à l’écologie en installant des corbeilles pour le recyclage du papier près des multifonctions et des copieurs. En analysant le contenu de ces corbeilles il est facile de voir que la majorité de ces documents, parfois confidentiels, sont des papiers orphelins, c’est-à-dire que l’utilisateur n’est jamais venu chercher ses documents ou les a imprimé au mauvais endroit…
   Afin simplifier l’utilisation des multifonctions et des copieurs aux utilisateurs, SMG propose une gamme de solutions pour les matériels HP et Canon. L’utilisateur peut désormais se passer d’une imprimante personnelle puisque tous ses documents seront imprimés sur le matériel de son choix uniquement lorsqu’il se sera identifié dessus avec son badge ou un code PIN. Le document suivra l’utilisateur et non l’inverse !
   Aucun document ne sera stocké sur le disque dur des multifonctions et des copieurs pour des raisons de sécurités, puisque les documents en attentes d’impressions seront stockés dans un espace sécurisé sur le ou les serveurs d’impressions. L’utilisateur pourra ainsi choisir lui-même quand et à quel endroit il imprimera ses documents.
   En identifiant les utilisateurs sur les multifonctions et les copieurs, il est désormais possible de bloquer ou de comptabiliser leurs usages (impressions, copies, fax et email). Il est également possible de mettre des quotas et des crédits aux utilisateurs pour l’usage des fonctionnalités de ces matériels.





3. Optimisation des impressions

   SMG considère qu’il est parfois nécessaire de s’interroger sur les coûts des pré-imprimés et de la qualité des documents issus des imprimantes matricielles. A l’heure actuelle où la réactivité et la compétitivité est primordiale, la traçabilité des documents par codes à barres un impératif, l’usage de pré-imprimés peut être un handicape, lorsqu’il faut adapter les éditions d’un ERP ou d’un mainframe, mais également un gâchis lorsqu’il faut les jeter quand des mentions légales changent (capital, adresse, téléphone, fax, conditions générales, …).
   Afin d’offrir le maximum de souplesse, SMG prend en charge les projets de migration des pré-imprimés de ses clients vers des solutions de fonds de pages électroniques pour imprimantes lasers. Ces solutions prennent en charge les flux d’impressions provenant des ERP (SAP, Sage, JD Edwards, Oracle, …) et des systèmes (AS400, Unix, HP-UX, …), afin de les fusionner automatiquement avec les fonds de pages correspondants. De cette manière il n’y a plus de risque d’obsolescence ou de rupture, un simple papier blanc est utilisé pour la génération des documents professionnels de l’entreprise (factures, devis, bons de livraisons, lettres chèques, LCR, étiquettes codes à barres, …) sur des imprimantes lasers.

   • Outil de maquettage

     L’usage d’un outil de maquettage simple et convivial permet de réaliser rapidement n’importe quel type de document en y intégrant des images, des textes, des calculs et des conditions. Il est par exemple possible de réaliser des fonds de pages de factures dans plusieurs langues et de les conditionner en fonction du nom du pays présent dans l’adresse de destination. Lorsqu’un flux d’impression de factures provenant d’un ERP arrivera sur le serveur d’impression, le serveur fusionnera automatiquement chaque facture avec le fond de page correspondant et il est également possible de définir sur l’imprimante de destination un bac de sorti en fonction du pays de destination.
     Il est désormais possible de repositionner et de transformer n’importe quelle donnée variable issue d’un flux d’impression dans n’importe quelle police de caractère ou code à barre.

   • Serveur d’impression

     Le serveur d’impression est en quelque sorte le chef d’orchestre de la solution, il se charge de la réception des flux d’impressions, de la fusion des fonds de pages et l’impression du résultat sur les imprimantes lasers réseaux. Afin de garantir une qualité de service optimum, le serveur test avant chaque impression l’état de l’imprimante définie et il peut le cas échant router l’édition sur une autre imprimante. De cette manière, le taux de disponibilité est proche des 100%, comme par exemple dans le cas d’un quai de chargement fonctionnant 7 jours sur 7 qui ne sera plus bloqué si l’imprimante dédiée aux bons de livraisons tombe en panne le weekend.
     Le catalogue de solutions de SMG comporte des solutions de GED et d’archivage de documents. Il est ainsi possible de stocker et d’indexer automatiquement les documents imprimés par le serveur d’impression. De cette manière, il n’est plus nécessaire d’imprimer un document en plusieurs exemplaires comme les factures, mais juste imprimer un original à destination du client et de conserver une copie de l’originale au format PDF dans la GED.