Considérant que le traitement de l’image et l’impression ne se limitent plus à un simple équipement matériel, SMG a opté depuis plusieurs années déjà pour une approche globale : le GPS (Global Printing Solution) ou le raisonnement « solution » au service de l’entreprise.

Le GPS, qui est avant tout une philosophie, décline une méthodologie qui se déroule en 5 étapes distinctes: l’approche métier, l’audit, les validations techniques, les validations financières, l’accompagnement des salariés / déploiement et le contrôle

1. L’approche métier

   SMG considère qu’il est indispensable de prendre la mesure de l’activité de l’entreprise pour laquelle elle va intervenir. Les besoins diffèrent selon l’activité de l’entreprise et les process mis en place. Il est donc primordial pour SMG de bien s’imprégner du métier.
   L’audit
   C’est l’une des phases les plus importantes de l’approche et qui va en conditionner le bon déroulement.




2. Les objectifs sont multiples :

   • Analyser des flux des documents au sein de l’entreprise (cycle de vie, circulation, archivage et recherche)
   • Inventaire complet des périphériques (imprimantes, fax, copieurs, scanners…)
   • Définition du périmètre : nombre d’utilisateurs, nombre de sites, politique d’impressions…)
   • Définition des objectifs inhérents au projet (ROI, engagements du prestataire…)
   • Contraintes liées à l’environnement métier du client

   Une fois ces informations collectées et analysées, les conclusions et recommandations pourront alors être formulées.




3. Les validations techniques :

   Cette phase consiste à définir le parc matériel et logiciel à déployer. Cette future configuration naît également de la politique d’impression instaurée par la Direction générale (nombre d’utilisateurs par périphériques, éloignement, fonctionnalités, utilisation du RV par défaut, contrôle d’accès à la couleur intelligent…)
   Il est important de rappeler que l’offre GPS proposée par SMG comprend :

   • La mise à disposition et l’installation du matériel
   • La gestion et la fourniture de l’ensemble des consommables
   • La prise en charge du help desk lié aux éditions
   • La maintenance préventive des matériels critiques
   • Le dépannage sur site sous 8h
   • Le monitoring et la gestion du parc

   Les prestations SMG et HP tiennent toujours compte de la notion de « déploiement équilibré ».




4. Les validations financières :

   L’approche GPS permet un retour sur investissement de l’ordre de 15 à 30%.
   Pour cela, il est impératif de respecter plusieurs règles essentielles :

   • La décision de la mise en place du projet doit émaner de la direction générale afin d’éviter toute anarchie éventuelle dans l’attribution des ressources.
   • Le cahier des charges, établi au préalable, doit être scrupuleusement respecté, les réajustements devant rester de l’ordre de l’exception.
   • Le contrat de location inclus dans l’offre GPS est complètement évolutif via de simples avenants trimestriels, permettant une grande flexibilité dans la vie du contrat établi généralement pour une durée de 4 ans.
   • La facturation de l’offre se traduit par un coût à la page unique lié à un volume d’éditions annuel qui permet de budgétiser facilement le poste « bureautique » au sein de l’entreprise. Une seule facture permet à l’entreprise de reprendre tous les postes : impression, copies, numérisation, maintenance, location…

   Une fois les contrats signés, c’est la phase de déploiement et de conduite du changement qui intervient.




5. L’accompagnement des salariés, le déploiement et le contrôle

   Le déploiement est une étape particulièrement minutieuse qui va se traduire par une modification de l’organisation du travail des salariés et ce, quelles que soient la complexité et l’ampleur du projet.
   Il est donc primordial de communiquer efficacement au sein de l’entreprise et à tous les niveaux :

   • Expliquer en quoi le projet va changer la façon d’imprimer (nouvelle répartition géographique des dispositifs, en réseau, nouvelles technologies et fonctionnalités)
     Rassurer et obtenir l’adhésion des utilisateurs
   • Créer une atmosphère positive autour de ce changement d’environnement de travail. Il faut également communiquer autour de la nouvelle politique d’impression (e-mail, affichage, intranet…)
   • Former les utilisateurs clés à l’utilisation des nouveaux dispositifs et mettre en avant les bénéfices de la nouvelle flotte d’impression (nouvelles fonctionnalités, simplicité d’utilisation…)

   Enfin, il est important de s’assurer des engagements pris par le prestataire tout au long de la vie du contrat, en mettant en place des outils de contrôle.

   Le contrôle est indispensable afin d’éviter toutes dérives. Plusieurs objectifs peuvent être alors définis :

   • Suivi des engagements (nombre d’interventions, délais de redémarrage, maintenance préventive et proactive)
   • Monitoring (Suivi des compteurs, reporting des consommations par utilisateurs, par structures, gestion proactive des consommables…)
   • Correction des écarts en termes de volumétrie de pages éditées
   • Optimisation des ressources, déploiement de nouvelles solutions, migration technologique du parc…)

   Pour atteindre ces objectifs, le chef de projet doit disposer de moyens de contrôle efficaces. Pour cela, la solution GPS de SGM prévoit la mise en place d’outils logiciels pour assurer le bon déroulement :

   • SAP® : ERP de gestion globale de SMG
   • Mission Line : Logiciel de collecte d’informations sur les parcs clients (consommables et compteurs de pages)
   • WebJet Admin® : Logiciel d’HP qui permet de moniturer le parc et de mettre en place de la maintenance proactive
   • Mission Manager® : Logiciel développé pour la gestion et l’administration du service technique de SMG (Géo localisation des techniciens, gestion du parc client…)

   Rationalisation et réduction des coûts, sécurisation des flux, définition d’une véritable politique d’impression, gestion et dématérialisation des documents, transparence, traçabilité et lisibilité, gestion analytique du poste bureautique, interfaçage avec le système informatique existant, dimension environnementale… constituent les différents aspects de l’approche GPS à laquelle il convient d’ajouter l’apport technologique des deux partenaires renommés que sont HP et Canon, dont SMG dispose des agréments techniques. La conjonction de tous ces éléments permettent à SMG d’être en mesure de répondre, aujourd’hui, à l’ensemble des besoins des entreprises en termes d’imagerie et d’impression, sans avoir recours à la moindre sous-traitance, qu’il s’agisse de l’audit ou de l’assistance hot-line.