La GED (Gestion Electronique de Documents) est devenu incontournable dans les entreprises. SMG considère que le format papier n’est qu’une étape dans le cycle de vie du document, c’est pour cela que SMG aide ses clients à mettre en place une GED en fonction de leurs besoins et les accompagne sur l’archivage de leurs documents d’entreprise vitaux.

1. Les enjeux

   Il est facile de constater que malgré l’évolution des technologies d’information, un bon nombre de documents vitaux et légaux des entreprises sont toujours au format papier. En parallèle, il devient nécessaire pour les entreprises de conserver les documents numériques émis et reçus pendant une longue période, malgré le changement croissant des formats de fichiers. Ainsi, l’ensemble des documents papiers et numériques de l’entreprise sont un patrimoine qui est le plus souvent sous estimé.

   Les symptômes les plus fréquents que rencontrent les entreprises ne possédant pas de GED sont les suivants :

   • Il faut plusieurs minutes, voir des heures pour retrouver une facture vieille de plusieurs années.
   • Les utilisateurs ont plus d’un Go d’emails archivés dans la messagerie.
   • En cas d’absence d’un collaborateur, il est pratiquement impossible de retrouver un document dans son bureau.
   • Chaque année, plusieurs clients refusent de payer leurs factures car les bordereaux de livraisons signés ont été perdus.
   • Lorsqu’un client appelle pour un problème de facturation, il n’est pas possible de retrouver sa facture avant qu’il ne raccroche.

   La démarche de SMG est de fournir une solution adaptée aux différentes problématiques de ses clients afin de :

   • Maîtriser les flux des documents papier et numérique dans l’entreprise,
   • Augmenter le gain de productivité en réduisant le temps consacré au traitement des process,
   • Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents,
   • Répondre aux contraintes légales en matière d’archivage,
   • Répondre aux exigences des normes de qualité de type ISO,
   • Développer dans l’entreprise un système de traitement de l’information paramétrable aux besoins réels et à la sécurité de traitement,
   • Retrouver l’information recherchée de façon pertinente et rapidement,
   • Unifier la gestion de l’ensemble des documents de l’entreprise en PDF.




2. L’audit documentaire

   Avant même de parler d’une solution de GED, il est impératif d’identifier dans l’entreprise les process documentaires des différents services. SMG accompagne ses clients dans une démarche d’audit documentaire permettant ainsi grâce à une vision extérieure d’identifier rapidement les points de progrès service par service.
   L’audit concerne aussi bien les documents sortants que rentrants, ainsi que les procédures de sécurités internes de l’entreprise.

   A partir de cette analyse, il est possible de synthétiser les différents besoins :

   • Sources des documents,
   • Volume annuel des documents,
   • Formats des documents,
   • Types de classements,
   • Critères d’indexation,
   • Rapidité de recherche,
   • Accès aux utilisateurs.

   En fonction des résultats, il est parfois nécessaire de moderniser les méthodes de travail des utilisateurs, comme par exemple l’usage de scanners ou de multifonctions pour numériser les documents papiers. C’est pour cela que SMG se charge de la formation des utilisateurs aux nouveaux moyens mis à leur disposition.





3. Les fonctionnalités d’une GED

   La définition d’une GED par SMG est une solution permettant aux utilisateur de retrouver rapidement et facilement leurs documents papiers et numérisés. Pour y arriver, une solution de GED doit prendre en charge tous le processus d’acquisition, de classement, de consultation et d’archivage des documents.

   • L’acquisition

     Les documents étant par définition de différentes natures et de provenance, il est nécessaire de différencier les documents papiers et numériques. Les documents papiers sont numérisés via des scanners et multifonctions, les documents numérique (email, Word, Excel, …) sont transformés automatiquement en PDF via des imprimantes virtuelles. En fonction du type de document l’ajout d’un questionnaire (sur le poste client ou sur le scanner) permet à l’utilisateur de saisir des informations afin d’identifier le document, comme par exemple le nom de l’expéditeur et l’objet d’un courrier.
     Dans un souci de performance, les documents peuvent être identifiés automatiquement par un code à barre ou par reconnaissance de formulaire. Concernant la reconnaissance de formulaire, l’exemple du traitement des factures fournisseurs est le plus répandu puisque chaque fournisseur génère une facture distinctive, il devient donc facile d’identifier et d’indexer des informations pertinentes comme le numéro de facture, le montant, la date d’échéance, le numéro de commande, …

   • Le classement

     Une GED permet de classer les documents d’une manière cohérence afin que tout le monde puisse rechercher facilement un document. C’est pour cela qu’il est impératif de déterminer quels sont les critères d’indexation de chaque document, sinon le résultat d’une recherche de document peut souvent fournir de mauvaises réponses.
     L’intégration à la base de données d’un CRM ou d’un ERP permet de consolider les données. Il est ainsi plus simple de compléter les critères d’indexation d’un document avec des données externes, comme exemple de retrouver à partir d’un code client, les informations concernant le client (nom, commercial rattaché, …), de cette manière il sera possible de retrouver ce document en fonction de plusieurs critères.

   • La consultation

     La sécurité d’une GED ne doit pas être négligée car tous les documents de l’entreprise ne sont pas forcément accessibles à tous, c’est pour cela que SMG propose une solution de GED hautement sécurisée permettant de fournir une vue des documents formatés en fonction du profil utilisateur (comptable, commercial, technique, …). Les critères de recherche d’un même document sont également paramétrables en fonction des profils car un comptable travaillera plus confortablement avec un code client et un commercial avec un nom de client.
     Outre la recherche pas mots clés ou critères d’indexation, les documents sont généralement classés par type de document dans une GED. SMG innove en proposant un dossier virtuel, c’est-à-dire de générer automatiquement l’historique de tous les documents émis ou reçu d’un client par exemple. De cette manière il n’est plus nécessaire de faire défiler une liste interminable de dossiers clients pour trouver enfin le bon !

   • L’archivage

     SMG propose à ses clients une solution de GED conforme aux normes légales d’archivage de type AFNOR NF Z42-013 qui garantie l’aspect légal du document numérique au même titre que le document papier dans un certain cadre réglementaire. Les documents numérisés respectent le standard d’archivage du PDF/A et PDF 1.4. La signature électronique permet de générer des documents signés garantissant ainsi la conformité numérique du document dans un but de dématérialisation.
     La génération de CD ou DVD autonomes est également disponible pour produire des archives mensuelles qui seront conservés dans un autre lieu en cas de sinistre ou simplement de fournir aux clients un support possédant une interface de consultation afin qu’ils retrouvent l’historique par exemple de leurs factures et commandes.




4. Les résultats

   La philosophie de SMG est de fournir la meilleure solution au meilleur coût à ses clients. A travers un cycle de validation technique et financier, le projet de GED est constitué et un planning est défini.

   Un projet de GED est généralement défini pour répondre à un besoin d’optimisation d’un traitement ou d’un service. Dans le cas de livreurs revenant chaque soir à l’entreprise avec les bons de livraisons signées des clients, l’entreprise doit les conserver légalement pendant 10 ans.
   Aux vues des volumes, du manque de contrôle et de la manipulation des documents par différents services, il est facile de deviner qu’il se perde de temps en temps des documents. SMG a fait innover cette entreprise en proposant une gestion par codes à barres des bons de livraison.

   Chaque fois que les livreurs reviennent à l’entreprise, ils mettent tous les documents dans le chargeur du multifonction et sélectionnent la touche « BL ». Ainsi les documents sont indexés par client directement dans la GED (les utilisateurs ne manipulent plus les documents papiers pour les consulter) et les documents papiers sont stockés dans des cartons d’archivage dans un lieu sûr.

   En conclusion, nous paramétrons nos solutions de GED en fonction des besoins de nos clients et non l’inverse.